MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH - quản trị nhân sự

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH

I. Thông tin chung:

Vị trí: Nhân viên kinh doanh

Bộ phận: Kinh doanh

Người quản lý trực tiếp:…………..

II. Mục tiêu công việc:

Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty.

III. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.

2. Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.

3. Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

4. Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.

5. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh.

6. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.

7. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.

8. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….

9. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.

10. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.   Tìm kiếm   khách hàng tiềm năng.

11. Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.

12. Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.

13. Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.

IV. Tiêu chuẩn:

1. Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketting.

2. Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc, làm việc độc lập.

3. Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén.

4. Thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp.

5. Kinh nghiệm kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên.

Bản mô tả công việc nền tảng của các chức năng Quản trị   nhân sự   hiện đại

Đã có bài viết đề cập đến một ứng dụng của Khung năng lực (KNL) trong công tác phỏng vấn   tuyển dụng   . Tuy nhiên công tác   tuyển dụng   nhân sự không hoàn toàn chỉ dựa vào KNL mà còn phụ thuộc vào Bản mô tả công việc (Bản MTCV) cho vị trí cần tuyển trong tổ chức. Có thể nói ngay từ lúc đăng tuyển vị trí khuyết trên các phương tiện thông tin đại chúng, Bản MTCV đã giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên ngay từ đầu bằng việc ứng viên “tự xem xét” điều kiện phù hợp và khả năng đáp ứng của mình đối với vị trí đăng tuyển để có thể quyết định nộp đơn xin việc hay không.

     Tuy nhiên tại Việt Nam, Bản MTCV vẫn chưa được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức. Thực tế có nhiều lý do cho sự chậm trễ tiến hành công việc này. Trong đó nổi bật nhất là sự khó khăn khi phải tiến hành xây dựng từ ngọn trước khi có đủ cơ sở nền móng của phần gốc. Đó là cách làm chắp vá vụn vặt.
(1) Bản mô tả công việc mang đến lợi ích gì cho tổ chức?
     + Hoạch định nguồn nhân lực:
Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân tích công việc có thể giúp tổ chức xác định dược nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực.
     + Kế hoạch kế cận:
Bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí công việc và vị trí kế cận, Bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho tổ chức.
     + Tuyển dụng:
Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết.
     +   Đào tạo   vào phát triển:
Thông tin chi tiết về các yêu cầu năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) trên Bản mô tả công việc chính là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên.
     +   Lương   và phúc lợi:
Mỗi Bản mô tả công việc cũng có thể được đánh giá và quy ra điểm số. Điểm số của từng Bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở để tính lương và phúc lợi cho vị trí công việc đó.
     + Đánh giá hiệu quả làm việc:
Bản đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên Bản mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó.
     + Ngoài các lợi ích phục vụ cho các 6 chức năng chính của   quản trị nguồn nhân lực   như trên, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin liên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có những biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân viên. Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành luật lao động trong DN. Chính các Bản mô tả công việc cũng góp phần vào việc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang tính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm...
(2) Nội dung Bản mô tả công việc gồm có những yếu tố nào?
     - Chức danh vị trí công việc.
     - Bộ phận của vị trí công việc.
     - Mục đích vị trí công việc (lý do tồn tại)
     - Cấp báo cáo trên và dưới.
     - Mối quan hệ trong và ngoài tổ chức.
     - Trách nhiệm, tác vụ.
     - Yêu cầu về bằng cấp, năng lực, kinh nghiệm.
(3) Khi nào tổ chức cần phải xây dựng điều chỉnh Bản mô tả công việc?
     - Có sự sắp xếp cơ cấu lại tổ chức
     - Có sự xuất hiện công việc mới, phương pháp mới, công nghệ mới.
     - Có sự thay đổi về công việc, về phương pháp, về công nghệ.
     - Có sự gia tăng các khiếu nại về nội dung công việc, điều kiện làm việc.
     - Có sự bất đồng ý kiến giữa cấp trên và cấp dưới về sự hoàn thành công việc.
     - Có sự thay thế những nhân sự đã phục vụ tại một vị trí lâu năm, do đó phải điều chỉnh lại công việc khi các nhân sự này thực hiện nhiều hay ít hơn vị trí hiện tại.

(4) Quy trình cơ bản trong xây dựng Bản mô tả công việc:
     Ngoài ra, chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực William J Rothwell giới thiệu về mức độ khối lượng đầu tư cho việc phân tích vị trí công việc bằng một kim tự tháp ngược DACUM như hình minh họa, theo đó:
     + Mức 1: Chức danh vị trí công việc (JD Name)
     + Mức 2: Lý do tồn tại của vị trí công việc (JD Reason)
     + Mức 3: Các vị trí có liên quan trong cấu trúc tổ chức (Table of organisation)
     + Mức 4: Nghĩa vụ, bổn phận của vị trí công việc (Duties)
     + Mức 5: Các trách nhiệm chính (Tasks)
     + Mức 6: Hội đồng phê duyệt đánh giá (Management review panel)
     + Mức 7: Các nhiệm vụ chi tiết của vị trí công việc (Sub Tasks)
(5) Các phương pháp thu thập thông tin liên quan đến vị trí công việc:
a/ Quan sát.
     + Ưu điểm: Chỉ thích hợp khi công việc đã chuẩn hóa theo dây chuyền, công nghệ hay các công việc được lặp đi lặp lại; đặc biệt với các công việc tay chân hay vận hành máy móc.
     + Khuyết điểm: Khi các công nhân biết mình bị theo dõi, họ có thể sẽ là việc với nhịp độ, cách thức và năng suất khác với lúc bình thường.
B/ Phỏng vấn vị trí công việc và trưởng bộ phận.
     + Ưu điểm: Rất hiệu quả khi xác định giá trị công việc hay nhu cầu đào tạo cho người giữ vị trí.
     + Khuyết điểm: Tốn nhiều thời gian công sức để sắp xếp gặp gỡ phỏng vấn người giữ vị trí hay trưởng bộ phận. Có thể nhận được những thông tin sai lệch do người phỏng vấn tự đánh giá cao.
C/ Bảng câu hỏi mẫu để phân tích công việc.
     + Ưu điểm: Được áp dụng rộng rãi cho tất cả các vị trí cùng một lúc nên tiết kiệm thời gian.
     + Khuyết điểm: Có thể bị hiểu sai câu hỏi do tâm lý e dè lo ngại cung cấp thông tin sơ hở của mình cho Ban Nhân sự.
D/ Bảng ghi chép các công việc đã thực hiện trong ngày.
     + Ưu điểm: Bảng ghi chép này nhằm giúp cho người giữ vị trí kiểm soát được việc sử dụng thời gian thực sự đối với từng công việc. Bảng ghi chép có thể đơn giản chỉ là một lịch bố trí tiến độ làm việc được soạn bởi phần mềm Microsoft Project.
     + Khuyết điểm: Chỉ dành riêng cho các vị trí không thể quan sát được như cấp quản lý, chuyên gia hoặc các công việc được thực hiện ngoài giờ, ngoài văn phòng, không thường xuyên.

     Các chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực khuyến cáo việc kết hợp các phương pháp trên sẽ đem lại hiệu quả hơn khi chỉ sử dụng một phương pháp đơn lẻ. Các phương pháp sẽ bổ sung lẫn nhau để hình thành các thông tin chính xác và đầy đủ nhất cho một vị trí công việc đặc biệt trong cách tiến hành xây dựng Bản MTCV từ ngọn trước.
Bước 2: - Xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận
Bước 4: - Thu thập các thông tin liên quan đến vị trí công việc
Bước 1: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của DN
Bước 3: - Xác định các nhiệm vụ của vị trí công việc
Bước 5: - Tổng hợp thông tin để tạo lập Bản mô tả công việc
Bước 6: - Phê duyệt, ban hành áp dụng chính thức

Nguồn: Ngân hàng MHB

Read More

Giảm thiểu việc nghỉ việc ngay khi mới tuyển - quản lý nhân lực

Giảm thiểu việc nghỉ việc ngay khi mới tuyển

Tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, hiện tượng công nhân mới vào 1 thời gian rất ngắn, sau đó họ thấy không phù hợp với công việc và nghỉ việc hàng loạt là điều rất thường xảy ra. Theo các thống kê, đối tượng nhân viên bốc xếp nghỉ việc trong tháng đầu tiên là 30%, thợ may là 26%, các đối tượng khác có thấp hơn nhưng điều này cũng gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp cũng như chi phí bỏ ra.

Đối với người lao động, họ chỉ đơn giản là nghỉ, thế là hết. Nhưng đối với doanh nghiệp, đó là cả 1 gánh nặng: chi phí   tuyển dụng   , chi phí do đình trệ sản xuất, tiền đồng phục, chi phí thực hiện các hoạt động nghỉ việc cho nhân viên...

Nhằm làm giảm thiểu hiện tượng này, tôi xin đề xuất một số phương án như sau:

1. Mô tả thật rõ vị trí công việc khi   tuyển dụng   .

Khi tuyển dụng, để tuyển dụng hiệu quả ai cũng biết cần phải có phân tích công việc, mô tả công việc rõ ràng. Nhưng đó là ở phía nhà tuyển dụng. Người được tuyển dụng thường "ậm ừ" bằng mọi giá chỉ để được tuyển dụng. Họ tham gia tuyển dụng với tâm lý "vào được cái đã, rồi tính tiếp".

Để lọc bớt những nhân viên không phù hợp, ngoài việc lựa chọn người phù hợp hơn là chọn người giỏi (đối với lao động phổ thông) bạn còn phải truyền thông, giải thích thật tốt cho người lao động những khó khăn trong công việc mà người lao động sẽ đương đầu trong thời gian tới. Hãy mạnh dạn giải thích với họ những khó khăn họ sẽ gặp phải và nêu rõ quan điểm người được tuyển dụng nên xác định ngay từ đầu, tránh tuyển rồi lại nghỉ nhằm ngăn chặn việc mất thời gian cho đôi bên.

2. Tiến hành   đào tạo   xong mới tuyển dụng

Một số công ty tiến hành rất tốt việc này khi tuyển các lao động phổ thông. Trong quá trình đào tạo hàng tuần thậm chí lên đến nhiều tuần, các nhà quản trị   nhân sự   thường xây dựng chương trình đào tạo kết hợp giải thích và trình bày "người thật, việc thật" của công việc mà người lao động sẽ phải làm.

Trong quá trình đào tạo, nhân viên phải làm các bài kiểm tra để xác định có đạt được yêu cầu công việc hay không, từ đó có phương pháp tuyển chọn phù hợp.

Có một vấn đề tâm lý khá thú vị là "điều gì khó đạt được thường cho là quý", điều này cũng đúng trong tuyển dụng, nhất là tuyển dụng nhóm nhân viên thường nghỉ nhiều như nhân viên lao động phổ thông. Trải qua cả thời gian vài tuần đào tạo, kiểm tra lên kiểm tra xuống, nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ thấy "hãnh diện" hơn và gắn bó với công việc lâu hơn (Kết quả khảo sát của Hay 2009 tại các nhà máy vừa và nhỏ tại Châu Á).

3. Tiến hành ký quỹ nhằm đảm bảo công ty không bị gánh nặng chi phí khi nhân viên tuyển dụng.

Một số chi phí tuyển dụng như chi phí đăng báo, chi phí cho thời gian đào tạo, chi phí cho thời gian tuyển dụng là rất khó lấy lại. Nhưng trong trường hợp công ty phải cung cấp đồng phục, các loại công cụ cho người lao động, nhưng xét thấy nhóm lao động này rất hay nghỉ việc trong thời gian bắt đầu, hãy tiến hành "ký quỹ".

Việc ký quỹ được thực hiện ngay khi tiến hành ký kết hợp đồng. Lưu ý các điều khoản phải được nêu thật rõ ràng, và người lao động chỉ có thể nhận lại được số tiền này nếu sau 1 khoảng thời gian vẫn còn làm việc tại công ty.

4. Phỏng vấn và chọn lựa nhiều hơn số thực cần

Việc này là biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí tuyển dụng. Trong trường hợp chúng ta tuyển 100 nhân viên lao động phổ thông, hãy cho đào tạo 120 lao động phổ thông (trong trường hợp dự báo 20% sẽ nghỉ trong thời gian đầu).
Quá trình chọn lọc và đào tạo vẫn sẽ tiến hành như bình thường, và khi đó, những người trúng tuyển sẽ vẫn là 100, nhưng lúc này, chúng ta có 20 nhân viên "dự phòng". Chỉ cần ai đó nghỉ việc, là chúng ta đã có nhân sự bổ sung ngay mà không cần tuyển dụng trở lại.

Với 4 giải pháp trên, có thể không triệt để giải quyết tình trạng này, nhưng phần nào cũng giảm thiểu những rủi ro người lao động nghỉ việc và giảm một chút gánh nặng về chi phí khi người lao động nghỉ việc.

Dũng Nguyễn - Quantrinhansu.Com.Vn

Các phương pháp Phân tích công việc

1.Phương pháp làm bản câu hỏi:

Ở phương pháp này nhà quản trị gởi các câu hỏi đến các đối tượng có liên quan đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Các đối tượng mà các nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông tin bao gồm:

-Người đảm nhận công việc

-Người giám sát công việc

-Chuyên gia phân tích công việc

-Một nhóm những người với cùng một chức danh công việc.

Tất nhiên không nhất thiết là tất cả các nhân viên đều phải điền vào bản câu hỏi. Người ta có thể chọn một cách ngẫu nhiên cho từng chức danh công việc. Điều đó giúp chúng ta giảm bớt khối lượng thông tin cần xử lý mà vẫn bảo đảm độ chính xác cho phép. Tất nhiên ta có thể phải xác nhận sự đúng đắn của các câu trả lời trong giai đoạn quan sát của nghiên cứu này.

Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ … người chịu trách nhiệm mô tả cần phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc , khối lượng công việc hoặc số sản phẩm …

Bản câu hỏi phân tích công việc thường đề cập đến các vấn đề sau đây:

-Thông tin chung về vị trí công việc

-Giám sát và chịu sự giám sát

-Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp

-Sử dụng ngôn ngữ

-Sử dụng thị giác và các giác quan khác

-Các quyết định quản lý và kinh doanh

-Các giao tiếp nội bộ và bên ngoài

-Các cuộc họp mà bạn tham dự , làm chủ tọa hoặc làm người dẫn chương trình

-Các hoạt động thể chất

-Sử dụng thiết bị , máy móc và dụng cụ

-Các điều kiện môi trường

-Các đặc tính khác của công việc

Tuy nhiên phương pháp này có những trở ngại, hạn chế:

- Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ.

- Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.

Sau đây là những câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc Phân tích công việc:

1.Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?

2.Những trách nhiệm chính trong công việc là gì?

3.Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao chúng lại quan trọng?

4.Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất trong công việc?

5.Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?

6.Những kiến thức nào quan trọng liên quan đến thực hiện công việc?

7.Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?

8.Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc?

9.Theo anh (chị) công việc đòi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế nào? Sẽ có báo cáo nào?

10.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao?

11.Theo anh (chị) có các quan hệ nào trong thực hiện công việc? Điều kiện lao động, quy chế lao động như thế nào?

12.Anh (chị) thường phải giám sát hoạt động công việc của những ai? Ở chức vụ nào?

13.Theo anh (chị) những khóa   đào tạo   , kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực hiện công việc tốt là gì?

14.Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành?

15.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy?

16.Theo anh (chị) công việc có những yêu cầu trách nhiệm nào về tiền bạc, mức độ an toàn hoặc những giá trị khác?

17.Công việc có những yêu cầu nào về trách nhiệm đối với khách hàng hoặc các mối liên hệ khác bên ngoài công ty?

18.Những tiêu chuẩn được sử dụng để được đánh giá là thực hiện tố công việc là gì?

2. Phương pháp chuyên gia (Phương pháp hội đồng):

Phương pháp này sử dụng một số chuyên gia am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc .Các chuyên gia này có thể là những người đã hoặc đang là người thực hiện công việc đó, cũng có thể họ là người giám sát, quản lý công việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao .Tuy nhiên điều này cũng chỉ ra rằng phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia .Việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn

3. Phương pháp quan sát:

Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay. Người phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của công nhân. Trên cơ sở các   tài liệu   ghi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản mô tả công việc.

Hạn chế của phương pháp này:

-Rất tốn thời gian và công sức

-Không sử dụng được cho những công việc trí óc.

P5media.Vn

Read More