Cách viết một bản mô tả công việc

Cách viết một bản mô tả công việc

Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc tốt? Một thực tế đáng tiếc trong quản lý   nhân sự   tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là bản mô tả công việc thường được coi như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các đầu việc một cách sơ sài, dẫn đến bản mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trò cần có của nó. Bài viết này sẽ đề cập các lưu ý cần thiết để viết một bản mô tả công việc tốt.

Hiểu đúng về bản mô tả công việc
  Một bản mô tả công việc cho một vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc,   tuyển dụng   ,   đào tạo   nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên. Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó. Như vậy, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức.

Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc
1. Mục tiêu công việc
  Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng   phòng nhân sự   có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”

2. Chức năng và nhiệm vụ
  Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
  Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”.
  Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ rang. Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

3. Quyền hạn và trách nhiệm
  Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

4. Yêu cầu năng lực
  Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.
  Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong   quản lý nhân sự   và quản lý hoạt động của doanh nghiệp

Nguồn: Internet

Bạn vẫn chưa thăng tiến trong sự nghiệp: Nguyên nhân do đâu?

Thăng tiến trong sự nghiệp luôn là khát vọng và mục tiêu lớn của hầu hết các bạn trẻ hiện nay. Để thực hiện được điều này, ngoài việc chuẩn bị một kế hoạch hoàn hảo cho sự nghiệp của mình, các bạn cần phải lưu ý để tránh các lỗi lớn có thể ảnh hưởng đến cơ hội thăng tiến sự nghiệp của bạn.



Dưới đây là danh sách những lỗi mà hầu hết mọi người thường gặp và có thể cản trở sự nghiệp của bạn, hãy cùng điểm qua:

Cẩu thả trong công việc

Cẩu thả nó trở thành cái tính cố hữu của nhiều người, nó thể hiện qua việc cố ý không làm tốt công việc được giao dù nhỏ hay lớn, cái tư tưởng: Làm cho có, làm dối, làm đại, làm ẩu, làm qua loa hay làm không đến nơi đến chốn. Người có tính qua loa đại khái chỉ muốn làm xong việc cho nhanh chứ không tuân thủ theo quy trình và cũng không thật sự cố gắng.

Khi làm việc cẩu thả bạn chỉ gặt hái được những kết quả đáng vứt đi, uổng tiền, phí thì giờ, phí công sức và ảnh hưởng đến sự tin tưởng trong của cấp trên và đồng nghiệp dành cho bạn. Chính vì vậy, khi nhận bất kì công việc gì, bạn phải suy nghĩ một cách thấu đáo và làm thật cẩn thận. Hãy nhớ rằng thành quả cuối cùng sẽ phản ánh đúng tâm huyết của bạn dành cho công việc.

Hay lý do

Nếu bạn là sếp, bạn sẽ nghĩ sao về một nhân viên luôn luôn đi làm muộn và là người đầu tiên ra về ở công ty? Bạn sẽ nghĩ sao nếu có một nhân viên mặc dù có năng lực nhưng luôn gọi điện xin nghỉ vì lý do ốm đau, bận rộn? Bạn luôn kéo dài hạn hoàn thành công việc hay từ chối tham gia vào những dự án mới. Tất nhiên chẳng có vị sếp nào hào phóng thăng cấp cho một nhân viên luôn trốn việc và không có trách nhiệm như vậy cả. Bạn hãy thử xem lại mình, liệu bạn có mắc phải những lỗi này không?

Không nhiệt tình trong công việc

Không ai có thể nói bạn là kẻ trốn việc. Bạn đi làm và ra về đúng giờ. Bạn tuân thủ những nguyên tắc mà cơ quan đề ra. Thật lạ, đây lại chính là những vấn đề của bạn. Vịêc tuân thủ nội quy và thời gian làm việc tại cơ quan chỉ giúp bạn đảm bảo duy trì công việc của mình, nhưng đó không phải là điều kiện đủ cho sự thăng tiến. Bạn hãy thử đi làm sớm hơn và ra về muộn hơn thời gian quy định, đề xuất những ý tưởng sáng tạo, hoàn thành công việc đúng hoặc vượt tiến độ một cách hiệu quả nhất…
Nhiệt tình là một trong những yếu tố quan trọng, nếu không muốn nói là quan trọng hàng đầu cho sự thăng tiến. Hãy nhớ rằng nếu bạn không có những bước tiến xa hơn trong công việc, đừng ngạc nhiên khi sếp của bạn cũng không có những quyết định xa hơn cho con đường công danh của bạn.

Lười biếng

Lười biếng chính là nguồn gốc của sự cẩu thả. Không ai chấp nhận một người vừa lười biếng lại cẩu thả. Khi giao cho nhân viên một nhiệm vụ và yêu cầu hoàn thành nhưng anh ta cứ ỷ i không làm, chỉ thích tối ngày tám chuyện, cà phê, lên mạng… Khi bị hỏi tới, nhắc nhở mới vắt chân lên cổ chạy và làm qua loa cho xong chuyện thì sẽ không bao giờ sếp giờ thêm cho bạn một công việc gì nữa.

Nếu bạn là người thèm muốn sự thành công thì trước tiên phải dẹp bỏ cái tính này. Muốn bỏ cũng không khó lắm. Chỉ cần tập chú ý lắng nghe khi ai giải thích, căn dặn, hay yêu cầu việc gì. Có quyết tâm: “Ta phải cố gắng, ta làm tốt được”. Khi nào có thắc mắc hay chưa hiểu rõ việc gì thì phải làm cho được bằng cách đọc sách, xem tài liệu, yêu cầu giải thích thêm, đặt câu hỏi, nêu thắc mắc với cấp trên và đồng nghiệp.

Mờ nhạt

Đi làm đúng giờ, hết giờ xách túi ra về, cả ngày chỉ ngồi cặm cụi với chiếc máy tính và những công việc đã được sếp lập trình sẵn, nhiệm vụ của bạn chỉ cần hoàn thành hết đống công việc đó và không có thêm ý kiến, sự sáng tạo nào sẽ khiến bạn trở nên mờ nhạt trong mắt người lãnh đạo.

Hãy động não và đưa ra những ý tưởng, sáng kiến mới cho công việc, cho dù đó là những công việc không mới, nhưng một đề xuất mới có thể sẽ đem lại kết quả cao hơn cho công việc đó. Đừng ngại nói lên những ý tưởng của mình với cấp trên, có thể đó là ý kiến chưa hay nhưng nó sẽ tạo cho bạn thói quen trao đổi trực tiếp với sếp và đó cũng là cách mà cấp trên dễ nhớ đến bạn nhất.

Hãy luôn nhớ rằng một ngày nào đó ý tưởng, sáng kiến của bạn sẽ góp phần quan trọng cho sự phát triển của công ty. Đừng chỉ yên lặng và làm theo như một cái máy, hình ảnh của bạn sẽ trở nên mờ nhạt và cơ hội thăng tiến sẽ không đến với bạn.
Trong mỗi chúng ta ai cũng có năng lực, có chí hướng và tham vọng. Vậy hãy nhìn lại và thay đổi những điều chưa tốt để cơ hội thăng tiến đến với bạn. Đừng chây ỳ, lười biếng, lý do, nói nhiều… mà hãy làm nhiều, cận thận, sáng tạo trong công việc sẽ có một ngày công sức ấy sẽ được đền đáp xứng đáng.

Hãy đặt mình vào vị trí nhà tuyển dụng để suy nghĩ và không ngừng hoàn thiện bản thân mình bạn nhé. Chúc thành công .

Nguồn: Careerlink.Vn