Xây dựng hàng ngũ để thành công - HR Vietnameses

Xây dựng hàng ngũ để thành công

Các nhà quản lý hẳn đã “thuộc lòng” rằng sự năng động, tích cực của nhân viên trong một tập thể kết đoàn sẽ làm gia tăng đáng kể sức mạnh kinh doanh cho đơn vị, trong khi một tập thể lỉnh kỉnh với vô số mâu thuẫn chỉ làm các khó khăn ngày một nhiều hơn. Nhưng phải làm gì để xây dựng một tập thể luôn đồng sức đồng lòng, thì không phải nhà quản lý nào cũng biết.

Từ 5 nhân tố kết dính hiệu quả…

1. Loại hình tập thể. Tại công sở, có ba kiểu tập thể với các phương pháp gắn kết khác nhau:

- Tập thể thông thường (Fomal teams): Là những tập thể sử dụng quy tắc, thủ tục và hệ thống để hình thành nên mối hệ trọng giữa các thành viên, thí dụ như phòng ban, bộ phận…

- Tập thể theo vụ việc (Ad-hoc teams): Là những tập thể sử dụng các mục đích đặc biệt (lý do tồn tại của họ) để gắn kết các thành viên với nhau, chẳng hạn như tập thể dự án.

- Tập thể không chính thức (Informal teams): Là mạng lưới bạn bè, đồng nghiệp... Sẽ có thể chuyển thành sự viện trợ hữu hiệu khi cần thiết.

Nếu bạn muốn có một Tập thể thường ngày vững mạnh, hãy kết hợp thêm vào đó những đặc điểm tốt nhất của kiểu Tập thể vụ việc và Tập thể không chính thức.

2. Quy mô tập thể.

Không có một nguyên tắc bắt buộc nào về quy mô lý tưởng của một tập thể viên chức, ngoại trừ quan điểm cho rằng một tập thể tốt nhất là một tập thể có số lượng các thành viên là số lẻ. Nhiều chuyên gia   nhân sự   tin rằng lý tưởng nhất là một người giám sát nên chịu trách nhiệm cho một tập thể có 6 thành viên. Hay nhà nghiên cứu Meredith Belbin thì tranh luận rằng, để đảm bảo tất cả các vai trò và vị trí của một tập thể gắn kết, số lượng thành viên nên là 8 hay 9. Trong khi đó, người Nhật lại tìn rằng nhà lãnh đạo tập thể nên “trông coi” một tập thể từ 30 đến 100 người. Bên cạnh đó, khi quy mô quá lớn, tập thể sẽ phức tạp hơn trong vấn đề quản trị, tính đoàn kết hợp nhất trong quá trình thực hành mục tiêu kém đi và khả năng linh hoạt đối phó trước đổi thay cũng giảm nhiều.

3. Cấu trúc tập thể.

Một tập thể sẽ có tính gắn kết cao hơn khi được cấu trúc hợp lý hơn, song song mối giao thông giữa thành viên cũng gần gũi hơn. Một nghiên cứu của Sundstrom từ năm 1960 đã chỉ ra rằng, nếu cấu trúc của tập thể cho phép các thành viên làm việc cạnh nhau, tập thể đó sẽ đạt được năng suất cao hơn nhiều so với một tập thể được cấu trúc lỏng lẻo và ít xúc tiếp. Nghiên cứu này đã dẫn đến một sự đổi thay cơ bản trong cách cơ quan của nhiều cơ quan trong thập niên 1960, thí dụ nhà sinh sản xe hơi Volvo đã vận dụng những phương pháp mới và vẫn tiếp tục sản xuất xe hơi trong những tập thể tự quản lớn.

4. Sự tương đồng trong tập thể.

Những tập thể nào có các thành viên tương đối giống nhau sẽ có tính gắn kết cao hơn những tập thể được cấu thành từ các cá nhân khác nhau về sở thích, không hiểu biết về nhau hay quá khác biệt nhau. Sự tương đồng trong tập thể được viện trợ bởi:

- Thuộc tính công việc khiến mọi người phải thường xuyên tiếp xúc với nhau.

- Phong cách lãnh đạo dân chủ.

- Một mối ràng buộc chung được tập thể thừa nhận.

- Sự quan tâm chia sẻ.

- Cùng được   đào tạo   trong tất cả các khóa chuyên môn hay những chương trình tập huấn xây dựng tập thể.

Nhiều cơ quan coi đây là nguyên tắc quan trọng khi   tuyển dụng   nhân sự mới.

5. Sự buộc ràng trong tập thể.

Khi có sự buộc ràng và nhiều điểm chung giữa các thành viên, tập thể sẽ trở thành gắn bó hơn. Mối quan hệ buộc ràng có thể là tuổi tác, giới tính, hôn nhân, kinh nghiệm, mối quan tâm bên ngoài, học vấn, năng lực hay ước mong.... Nghiên cứu 31 doanh nghiệp hàng đầu trong danh sách Fortune 500 cho thấy rằng sự gắn kết và năng suất công việc sẽ cao hơn rất nhiều, nếu tập thể có sự buộc ràng lớn về độ tuổi, khả năng và chức phận.

... Đến xây dựng một tập thể năng suất cao

Tập thể gắn kết của bạn mới chỉ là điều kiện cần, bởi có thể các viên chức chưa có được hiệu suất công tác như mong muốn khiến cơ quan không đạt được các mục đích chung. Do vậy, điều kiện đủ của một tập thể hiệu quả là có năng suất làm việc cao. Dưới đây là 5 bước giúp bạn xây dựng một tập thể năng suất cao với các nhân viên luôn hoàn thành tốt công việc đúng hạn định:

Bước 1: Thấu hiểu sứ mạng của bạn: năng suất công việc có thể sụt giảm chóng vánh chỉ bởi vì bạn không ở đúng vị trí bổn phận của mình. Hãy luôn nhớ rằng - đừng lãng phí tổn thời kì và tiền bạc vào những công tác vô nghĩa khi bạn đứng sai vị trí; bạn cần kiểm soát cuộc sống của mình, lãnh đạo chính bản thân và quản lý tập thể của bạn.

Bước 2: Biết khởi đầu từ đâu: Bạn là thành viên hay nhà lãnh đạo của nhiều tập thể tại nơi công sở. Hãy nghĩ xem tập thể nào làm việc tốt và bạn có thể dành sự quan hoài và lưu ý cho tập thể nào. Bạn có cần cải thiện tất cả các tập thể hay chỉ một tập thể? Hãy bắt đầu với những tập thể nhỏ và đầu tư công sức để cải thiện tập thể nào sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất cho cuộc sống và công tác của bạn. Và bạn hãy bền chí. Như mọi người vẫn nói, thành Rome không được xây dựng trong một hai ngày.

Bước 3: Nếu bạn không biết khúc mắc ở đâu, làm sao bạn có thể cải thiện?: Dù cho tập thể của bạn hình thành như thế nào, bạn cũng phải thường xuyên thu thập các ý kiến phản hồi về năng suất làm việc của tập thể. Trong mô hình xây dựng tập thể truyền thống “Forming, Storming, Norming and Performing” (Hình thành, Sóng gió, Quy chuẩn và Hành động), gian đoạn Sóng gió là thời khắc của những mâu thuẫn, tranh luận và bất mãn. Hãy hỏi các đối tác, khách hàng của tập thể xem họ nghĩ về tập thể của bạn như thế nào. Hãy hỏi các thành viên trong tập thể rằng họ nghĩ về bản thân họ như thế nào, như một khối gắn kết hòa đồng hay như một tập kết các cá nhân riêng lẻ. Điều quan trọng là bạn cần nỗ lực để nhận ra các điểm mạnh của tập thể, đàm luận về các khoảng trống trong quan hệ cá nhân và lên kế hoạch nối liền chúng.

Bước 4: Những nỗ lực đoàn luyện phù hợp sẽ xóa đi hành động kém hiệu quả: Các cầu thủ bóng đá dành 95% thời kì của họ để tập dượt cho những cuộc đấu lớn. Bạn và tập thể của bạn đang đầu tư bao nhiêu thời gian vào việc rèn luyện các kỹ năng cơ bản cùng ý thức làm việc tập thể? Thậm chí cả khi bạn chỉ có độc nhất 1 giờ trong các cuộc họp bàn, hãy lên kế hoạch ai sẽ làm việc gì và khi nào, điều này chỉ mất chưa đến 3% thời kì làm việc trong cả tuần của bạn. Sẽ không phải mất nhiều thời kì và tiền nong để xây dựng và duy trì một tập thể năng suất cao, nếu bạn đưa các cố gắng đó vào công việc hàng ngày.

Bước 5: Mũi khâu rút cuộc: Hãy tiếp tục. Mục đích của bạn là giúp tập thể làm việc một cách hiệu quả nhất và thiết lập một “Chế độ Duy trì tập thể”(Team-maintenance regime). Sau đó bạn hãy nghĩ đến các tập thể khác trong cuộc sống của bạn. Bạn có thể làm gì để xây dựng một tập thể hiệu suất cao từ một tập thể lỏng lẻo? Hành vi sẽ sản sinh ra hành vi, và một khi bạn chứng tỏ được rằng mình là một nhà lãnh đạo hay một thành viên trong tập thể có uy tín, bạn sẽ cảm thấy kinh ngạc thú vị khi thấy rằng việc cải thiện năng suất công việc thật dễ dàng biết bao.

Những tập thể gắn kết và hiệu suất cao không thiên nhiên hình thành – chúng là kết quả của những nghĩ suy, kế hoạch và hành động. Do vậy, bạn hãy kiên nhẫn đi từng bước một và hãy bắt đầu ngay từ bữa nay.

Quantri.Vn

Tham khảo từ Cộng đồng Blogger nhân sự - Hr Blogger Community: http://blognhansu.Com/